Das Wichtigste in Kürze
- Maßgeblich sind Frist und Stichtag aus Ihrem Verwaltervertrag.
- Suchen Sie früh einen Nachfolger, eine geordnete Übergabe braucht mehrere Wochen.
- Ihr bisheriger Verwalter muss alle Unterlagen herausgeben und Rechenschaft ablegen.
- Klären Sie schriftlich, wer die Betriebskosten des Wechseljahres abrechnet.
- Ihre Mieter brauchen rechtzeitig neue Bankverbindung und Ansprechpartner.
Immer mehr Eigentümer kleinerer Häuser erhalten Post von ihrer Hausverwaltung: Das Mandat wird zum Jahresende oder zum nächstmöglichen Termin gekündigt. Die Gründe sind meist dieselben. Viele Verwaltungen finden kein Personal, konzentrieren sich auf große Objekte oder hören ganz auf. Mit Ihrem Haus hat das selten etwas zu tun.
Trotzdem ist die Situation unangenehm. Die gute Nachricht: Mit den folgenden Schritten behalten Sie die Kontrolle.
1. Kündigung prüfen und Termin notieren
Schauen Sie in Ihren Verwaltervertrag. Dort stehen Kündigungsfrist und Laufzeit. Häufig sind drei Monate zum Quartals- oder Jahresende vereinbart. Ist im Vertrag nichts geregelt, gelten die gesetzlichen Fristen des Bürgerlichen Gesetzbuchs.
Wichtig ist vor allem das Datum, ab dem die Verwaltung nicht mehr für Sie tätig ist. Bis dahin muss Ihr neuer Verwalter startklar sein oder Sie müssen übergangsweise selbst übernehmen.
2. Frühzeitig einen Nachfolger suchen
Viele Verwaltungen nehmen derzeit keine neuen Mandate an, schon gar nicht für kleinere Häuser. Warten Sie deshalb nicht bis kurz vor dem Stichtag. Eine geordnete Übergabe braucht in der Regel mehrere Wochen.
Fragen Sie bei der Suche konkret nach:
- Wird mein Haus in dieser Größe überhaupt übernommen?
- Was kostet die Verwaltung pro Einheit und Monat, inklusive Umsatzsteuer?
- Was ist in der Pauschale enthalten, was kostet extra?
- Wer kümmert sich um die Übergabe vom bisherigen Verwalter?
3. Unterlagen vollständig anfordern
Ihr bisheriger Verwalter muss Ihnen nach Vertragsende alles herausgeben, was er für Sie verwaltet hat, und Rechenschaft über seine Tätigkeit ablegen. Fordern Sie schriftlich an:
- alle Mietverträge mit Nachträgen, Mieterhöhungen und wichtiger Korrespondenz
- eine aktuelle Mieterliste mit Sollmieten und Vorauszahlungen
- Kontoauszüge des Objektkontos und eine Liste offener Posten und Rückstände
- Nachweise über die Mietkautionen und die Kautionskonten
- die Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre mit Belegen
- Verträge mit Versorgern, Hausmeister, Reinigung, Wartungsfirmen und Versicherungen
- Prüfprotokolle, etwa zu Heizung, Rauchmeldern oder Trinkwasser
- Schlüssel, Pläne und laufende Schadens- oder Versicherungsfälle
Lassen Sie sich die Übergabe in einem Protokoll bestätigen. So ist später klar, was übergeben wurde und was fehlt.
4. Die Betriebskostenabrechnung klären
Ein häufiger Streitpunkt: Wer rechnet das laufende Jahr ab? Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wird diese Frist versäumt, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen.
Endet die Verwaltung zum Jahresende, erstellt meist der bisherige Verwalter die Abrechnung für das abgelaufene Jahr. Bei einem Wechsel im laufenden Jahr sollte schriftlich vereinbart werden, wer welchen Zeitraum abrechnet und wer die Belege bekommt.
5. Mieter informieren
Ihre Mieter müssen wissen, an wen sie ab dem Stichtag die Miete zahlen und wen sie bei Schäden anrufen. Ein kurzes Schreiben mit neuer Bankverbindung und Ansprechpartner verhindert Verwirrung und Fehlzahlungen. Übernimmt eine neue Verwaltung, erledigt sie das in der Regel für Sie.
6. Selbst verwalten oder abgeben?
Manche Eigentümer nehmen die Kündigung zum Anlass, das Haus selbst zu verwalten, oft mit einer Vermietersoftware. Das kann funktionieren, wenn Sie Zeit, Erfahrung und Nerven für Mieterkommunikation, Betriebskostenabrechnung und Handwerker haben. Rechnen Sie ehrlich: Bei einem Haus mit zehn Wohnungen kommen schnell mehrere Stunden pro Woche zusammen, dazu die jährliche Abrechnung.
Häufige Fragen
Darf mein Verwalter einfach kündigen?
Ja. Ein Verwaltervertrag kann von beiden Seiten gekündigt werden, in der Regel mit der Frist, die im Vertrag vereinbart ist. Einen Grund muss der Verwalter bei einer ordentlichen Kündigung nicht nennen.
Muss der alte Verwalter mir die Unterlagen herausgeben?
Ja. Nach dem Ende des Vertrags muss er alles herausgeben, was er für Sie erlangt hat, und über seine Tätigkeit Rechenschaft ablegen. Dazu gehören Verträge, Kontounterlagen, Kautionsnachweise und Abrechnungen.
Was passiert, wenn bis zum Stichtag niemand übernimmt?
Dann liegt die Verwaltung wieder bei Ihnen als Eigentümer. Mieten, Rechnungen und Schadensmeldungen müssen Sie in dieser Zeit selbst im Blick behalten. Deshalb lohnt es sich, früh einen Nachfolger zu suchen.
Wie wir helfen
Wir haben uns auf genau diese Situation eingestellt und übernehmen auch Häuser ab drei Wohnungen. Die Anforderung der Unterlagen beim bisherigen Verwalter, die Prüfung der Kautionen und die Information Ihrer Mieter gehören bei uns zur Übernahme. Für die Einrichtung berechnen wir einmalig eine Monatspauschale. Mehr zum Verwalterwechsel
Quellen
Redaktion Ohlinger und Freiherr UG (haftungsbeschränkt) i. G.
Fachlich verantwortet von unserem Team mit Immobilien- und Versicherungsexpertise.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
